Balance general

            Balance general o estado de situación. Es el documento contable que presenta la situación financiera de un negocio en una fecha determinada. El Balance general presenta la situación financiera de un negocio, porque muestra clara y detalladamente el valor de cada una de las propiedades y obligaciones, así como el valor del capital. La situación financiera de un negocio se advierte por medio de la relación que haya entre los bienes y derechos que forman su Activo y las obligaciones y deudas que forman su pasivo; para mayor claridad, supongamos dos negocios que tienen los siguientes Activos y Pasivos:

            El Balance general únicamente presenta la situación financiera de un negocio en una fecha determinada, o sea, la del día en que se practica, porque si se hiciera un nuevo Balance al día siguiente, no presentaría exactamente la misma situación, debido a que los saldos de las cuentas serían distintos, aun cuando no se practicara ninguna operación, pues hay operaciones que se realizan solas, es decir, sin la intervención de ninguna persona; por ejemplo, la baja de valor que sufre el mobiliario por el transcurso del tiempo; la amortización que sufren los gastos de instalación; la pérdida de valor que provoca la volatilización de líquidos almacenados, etcétera.

Formas de presentar el balance

            El Balance general se puede presentar de dos formas:

v  Con forma de reporte. ·

v   Con forma de cuenta.

Balance general con forma de reporte: Consiste en anotar clasificadamente el Activo y el Pasivo, en una sola página, de tal manera que a la 76 suma del Activo se le pueda restar verticalmente la suma del Pasivo, para determinar el capital contable. Ejemplo:

Para que el Balance tenga buena presentación se deben tener en cuenta las siguientes indicaciones:

 1. El nombre del negocio se debe anotar en el centro de la hoja, en la primera línea.

2. La fecha de presentación se debe anotar dejando una sangría más o menos de tres centímetros, en la segunda línea.

 3. La tercera línea se debe transformar en doble, con el fin de separar el encabezado del cuerpo del Balance.

 4. Los nombres Activo, Pasivo y Capital contable se deben anotar en el centro del espacio destinado para anotar el nombre de las cuentas.

 5. El nombre de cada uno de los grupos que constituyen el Activo y el Pasivo se debe anotar al margen de la hoja.

6. El nombre de cada uno de las cuentas se debe anotar dejando una pequeña sangría, con objeto de que no se confundan los nombres de las cuentas con el de los grupos.

 7. Únicamente el signo de pesos ($) debe preceder a la primera cantidad de cada columna, a los totales y a las cantidades que se escriban después de un corte.

 8. Los cortes deben abarcar toda la columna.

9. Únicamente el resultado final se corta con dos líneas horizontales.

 10. No se deben dejar renglones en blanco, pues la ley lo prohíbe. Anotación de las cantidades.

 La anotación de las cantidades es muy importante; se debe hacer de tal manera que para determinar el Capital al total Activo se le pueda restar verticalmente el total del Pasivo. A continuación se indica la forma más conocida

. 1. Primera columna. En este caso no se utiliza; más adelante veremos cuándo se emplea.

 2. Segunda columna. En esta columna se debe anotar la cantidad de cada * Corte es la línea horizontal que se traza al sumar o restar. Cuenta.

 3. Tercera columna. En esta columna se debe anotar el total de cada grupo.

 4. Cuarta columna. En esta columna se deben anotar los totales del Activo, del Pasivo y del Capital.

Naturalmente, hay cambios en la colocación de las cantidades; por ejemplo, cuando en un grupo únicamente hay una cuenta, en lugar de anotarse su cantidad en la segunda columna se debe anotar directamente hasta en la tercera, ya que de hecho forma el total del grupo. Debe observarse que las sumas pasan a la siguiente columna, a la misma altura del último sumando.

Balance general conforma de cuenta:

            En esta forma se emplean dos páginas; en la de la izquierda, se anota clasificadamente el Activo, y en la de la derecha, el Pasivo y el Capital contable

 Como puede observarse, el total del Activo es igual al total del Pasivo más el Capital, razón por la cual el Balance general con forma de cuenta se basa en la fórmula:

Activo = Pasivo + Capital

Que expresada por medio de literales queda:

A=P+C

 La fórmula anterior se conoce con el nombre de fórmula del Balance general.

 Para ilustrar las explicaciones anteriores, incluimos en la página siguiente un modelo de Balance general con forma de cuenta.

 Anotación de las cantidades. En este caso, únicamente se utilizan la tercera y cuarta columnas para anotar las cantidades.

 Tercera columna. En esta columna se anota la cantidad de cada cuenta

. Cuarta columna. En esta columna se anota el total de cada grupo, así como el total del Activo, del Pasivo y del Capital.

El total del Pasivo más el Capital se debe anotar a la misma altura del total Activo.

Los renglones que queden en blanco del Capital contable al total del pasivo más el Capital, se deben inutilizar por medio de una línea quebrada que se conoce con el nombre de zeta. El Balance general se debe practicar al terminar el ejercicio.

Ejercicio. Es el tiempo comprendido entre dos balances consecutivos, el periodo puede ser de un año, de seis meses, de tres meses, etcétera. El Balance general, por lo regular, se presenta anualmente.